Pełni on ważną funkcję podczas tworzenia i użytkowania baz danych. Jest odpowiedzialny za:

• skonstruowanie schematu pojęciowego i zewnętrznego;

• określenie praw dostępu użytkowników do danych;

• określenie organizacji fizycznej danych i metod dostępu do danych;

• definiowanie procedur zapewniających dobry poziom niezawodności systemu.

Administrator musi mieć swobodę zmiany struktury pamięci lub strategii dostępu bez konieczności modyfikowania programów użytkowych. Jest on także odpowiedzialny za następujące sprawy:

• decyduje o tym jakie informacje będą utrzymywane w bazie danych;

• ustala, jakie dane powinny być reprezentowane w bazie danych i określa cechy tej reprezentacji oraz odpowiednie odwzorowanie między strukturą pamięci a schematem pojęciowym;

• utrzymuje kontakt z użytkownikiem w celu zapewnienia dostępu do danych;

• definiuje procedury badania legalności i poprawności;

• definiuje i realizuje odpowiednią strategię odtwarzania;

• musi zapewnić wydajność najlepszą dla zakładu oraz odpowiednie dostosowanie systemu do zmieniających się wymagań.